Olha só, galera: gosto muito dos posts do Millor Machado. Um engenheiro jovem, que escreve legal e dá umas dicas show de bola!

Veja só essa, dele:

Para produzir mais, aprenda a dizer não

Publicado em 30 de janeiro de 2012 por Millor Machado

Antes de dar qualquer tipo de dica, te faço 2 perguntas:

1. O quanto você se considera uma pessoa ocupada?
2. O quanto você considera que produz coisas realmente importantes?

Se você vive uma vida parecida com 93,73% (número que acabei de inventar) das pessoas, provavelmente você se considera ocupado mas não está realmente satisfeito com a sua produtividade.
De forma fria e matemática, produção é igual ao número de horas trabalhadas multiplicado pela eficiência do seu trabalho. Ou seja, se seu número de horas trabalhadas é alto, mas a produção não é uma Brastemp, provavelmente você não está trabalhando de forma eficiente.
Resistência e externalidades, os maiores inimigos da eficiência
Na teoria, trabalhar de forma eficiente é fácil. Você planeja o que quer fazer, vai lá e faz. O problema é que existem 2 fatores que lutam diariamente para te impedir de trabalhar dessa forma.
Um deles tem diferentes nomes, mas gosto bastante do termo “resistência”, popularizado no livro “Guerra da Arte“.
A resistência é aquele medo do fracasso, que te faz enrolar na hora de fazer algo relevante. Por exemplo, quando você está escrevendo um artigo sobre produtividade e fica com vontade de checar seu e-mail (está acontecendo agora comigo), essa é a resistência se manifestando.
Junto com a resistência, temos as externalidades, conhecidas também como distrações. As externalidades se manifestam tanto no ambiente (barulho de carros na rua, ar condicionado muito frio, etc.) quanto nas pessoas te pedindo pequenos favores.
Em termos práticos, a resistência de faz demorar mais tempo em uma tarefa e as externalidades te fazem trabalhar nas coisas erradas. Ou seja, sua eficiência é atacada por todos os lados.
A resistência é difícil de lutar, as externalidades nem tanto
Lidar com a resistência é algo extremamente complicado e precisa do desenvolvimento de alguns hábitos que levam tempo para trazerem resultados. Para isso, recomendo muito o livro Você é indispensável?.
No caso das externalidades, a dica principal é: aprenda a dizer não. Ou pelo menos, não agora.
Quando alguém te pedir um favorzinho, avalie se é algo que realmente vai fazer a diferença. Se for importante, veja se realmente vale a pena atrapalhar o seu planejamento para fazer esse favorzinho.
Um exemplo muito comum é o e-mail. Depois que criei uma pasta “Responder depois” no Gmail a minha sensação de produtividade aumentou muito. Se um e-mail não precisa ser respondido instantaneamente, simplesmente o jogo na pasta “Responder depois” e volto para o que estava fazendo.
Para mim, essa simples tática fez uma diferença gigantesca no meu sentimento de produtividade.
E empresas? Elas podem dizer “não”?
Além do caso pessoal, empresas também recebem constantemente novas ideias e coisas que podem ser bacanas, mas não necessariamente são as mais importantes.

Conclusão: Defina o que é realmente importante e foque nisso
Antes de começar qualquer tarefa que você não tinha planejado, avalie o que é realmente importante.
Se fazer um favor para alguém é a coisa mais importante nesse momento, maravilha. Se não for, aprenda a dizer “não” ou “não agora”.
Abraços,
Millor Machado (podendo fazer infinitas coisas, mas considerando realmente importante escrever para você)